Se puede sentir súper efectivo en el trabajo, pero ¿adivina qué? Durante un turno de ocho horas, la persona promedio solo es verdaderamente productiva durante tres horas al día. El resto del tiempo es absorbido por las reuniones, el mantenimiento del correo electrónico, los colegas y las redes sociales.
Como emprendedor, sé lo difícil que puede ser mantener la atención en las tareas. Pero administrar cuatro empresas con más de $250 millones en ingresos, me ha obligado a encontrar formas creativas de mantener mis ojos en el objetivo. A lo largo de los años, he desarrollado algunos trucos para asegurar que mi productividad se mantenga alta y el negocio siga avanzando. Estos trucos son fáciles de aprender y han marcado una gran diferencia en mi efectividad diaria.

1. Comience con una rápida reunión

A las 10:53 cada mañana, nuestro personal realiza una reunión de pie que dura siete minutos. Es un resumen de alta velocidad, donde compartimos objetivos diarios, celebramos logros y hablamos sobre formas de mejorar. Luego tapamos todo con un aplauso que aumenta la energía. Esta única reunión es un potente ahorro de tiempo que nos ayuda a evitar correos electrónicos innecesarios y otras reuniones improductivas, además hacer que la compañía se una, de esta manera todos los días es un gran mecanismo de participación.

2. Reuniones de 22 minutos

La idea de las reuniones de 22 minutos, en lugar de las estándar de 30 minutos, es de una charla de Ignite de Nicole Steinbok. El tiempo específico ayuda a las personas a enfocarse en los tiempos de inicio y finalización, lo que los obliga a atenerse a la agenda.
¿Por qué es esto tan importante? Los asistentes consideran que la mitad de todas las reuniones es una pérdida de tiempo, ya sea porque comienzan tarde, están desenfocadas o duran demasiado tiempo.

3. Candidatos a una cerveza (hipotéticamente)

Entrevistar a los nuevos empleados consume tiempo, es muy desafiante (e importante) encontrar candidatos que se ajusten a la cultura de la empresa. Una de las técnicas que hemos desarrollado para acelerar este proceso es la "Prueba de cerveza y parrilla". En realidad, es una simple prueba de control.
Pregúntate: ¿tomarías una cerveza con un candidato después del trabajo o asistirías a un evento social juntos? Si la respuesta es "no", es probable que no sean adecuados para su equipo y puede omitir el costoso proceso de incorporación a alguien que no durará. Después de todo, el 80% de rotación de empleados se atribuye a malas decisiones de contratación y un ajuste cultural deficiente.

4. Prueba la regla de tres carpetas

El empleado de oficina promedio gasta el 28% de su semana administrando su bandeja de entrada. Pero hay docenas de excelentes filtros y herramientas para ayudar a organizar sus correos electrónicos por importancia, en lugar de por orden cronológico. Personalmente, prefiero un truco de baja tecnología. Los correos electrónicos verdaderamente urgentes se responden de inmediato, pero el resto se organizan en tres (y solo tres) carpetas: personal, final del día y fin de semana. Este simple acto de priorizar cuándo abriré mis correos electrónicos, en lugar de bucear compulsivamente, me permite recuperar el control de mi día.

5. Levanta el teléfono

Incluso en esta era del correo electrónico y las redes sociales, una de las maneras más eficientes de llegar a las personas sigue siendo el teléfono. Mi equipo y yo hemos hecho un llamado a todos, desde los directores generales hasta los reporteros, los entrenadores de ventas más vendidos y lo hemos conseguido. Una simple llamada puede ser un poderoso truco para acceder a personas de difícil acceso. Hay otros beneficios también, por ejemplo: hablar es más rápido que escribir mensajes de ida y vuelta, y los estudios muestran que hablar por teléfono realmente te pone en un estado de ánimo más empático y honesto.

6. Desaparecer en vacaciones

Puede parecer contradictorio, pero a veces la mejor forma de ser productivo es alejarse. Todos necesitamos tiempo para recargar energías con el fin de regresar con una nueva perspectiva, pero puede ser difícil alejarse de los correos electrónicos y mensajes de trabajo.
Mi solución: No solamente me voy de la oficina,  hago que mi equipo cambie mi las contraseñas de mi correo electrónico y de las redes sociales, así que no puedo acceder a ellas en vacaciones. Lo llamo "desaparecer", y puede sonar extremo, pero estos descansos son críticos para mi bienestar y para la salud del negocio. De hecho, el acto de desconectar es tan importante que en realidad requiere que todos mis empleados hagan lo mismo mientras están de vacaciones.
Estos son simples pasos para encontrar el tiempo y el enfoque. Sin embargo, en última instancia, la clave de la productividad es saber para qué estás trabajando. Es por eso que dedico tiempo cada año para desarrollar y modificar una imagen: una visión clara, breve y dulce de dónde me gustaría estar en los próximos años. Al saber hacia dónde nos dirigimos, es más fácil decir no a las tareas de pérdida de tiempo que no encajan en esa visión y reservar tiempo para las cosas que realmente importan.